Condizioni di servizio

Condizioni generali di fornitura del servizio Roomio · In vigore dal 15 settembre 2026

1. Definizioni

• Fornitore: Ditta di Gabriele Fabio Ditaranto, Via Matera, 5, 74028 Sava (TA), P.IVA 03488810734, che eroga il servizio con il marchio Roomio.
• Cliente: l'impresa, il professionista o l'ente che gestisce una o più strutture ricettive e sottoscrive il servizio nell'esercizio della propria attività.
• Servizio: il gestionale Roomio (app.getroomio.it), il portale di prenotazione (booking.getroomio.it/nome-struttura), il check-in online (checkin.getroomio.it), i moduli opzionali attivati e l'assistenza.
• Proposta: il documento scritto con cui il Fornitore indica al Cliente moduli, costi e tempi. Accettandola, il Cliente aderisce alle presenti Condizioni.
• Portali: piattaforme di terzi come Booking.com e Airbnb collegate al Servizio tramite il channel manager.
• Ospiti: le persone che prenotano o soggiornano presso la struttura del Cliente.

2. Oggetto

Il Fornitore concede al Cliente, per la durata del contratto, il diritto non esclusivo e non trasferibile di utilizzare il Servizio in modalità software as a service, accessibile via browser, per la gestione della propria struttura. Le funzionalità disponibili sono quelle descritte sul sito getroomio.it e nella Proposta. Il Fornitore può migliorare e aggiornare il Servizio nel tempo senza ridurne le funzionalità essenziali.

3. Conclusione del contratto

Il contratto si conclude quando il Cliente accetta per iscritto la Proposta (anche via email). Le presenti Condizioni, la Proposta e l'Accordo sul trattamento dei dati costituiscono l'intero accordo tra le parti. In caso di contrasto prevale la Proposta, poi le Condizioni, poi il DPA per le sole materie di protezione dei dati.

4. Attivazione

L'attivazione viene svolta insieme al Cliente, a distanza, e comprende: la configurazione di unità, tariffe, servizi e imposta di soggiorno; il collegamento ai Portali, ad Alloggiati Web e al conto Stripe; l'importazione delle prenotazioni esistenti fornite dal Cliente; la formazione all'uso. I tempi indicati nella Proposta (di norma meno di una settimana) sono indicativi e dipendono dalla collaborazione del Cliente, che si impegna a fornire tempestivamente le credenziali dei Portali e di Alloggiati Web, i dati della struttura e le prenotazioni da importare. Il Fornitore non è responsabile dei ritardi dovuti a terzi (Portali, Questura, circuiti di pagamento).

5. Corrispettivi

• Attivazione: un importo una tantum, indicato nella Proposta, dovuto all'accettazione.
• Canone mensile: calcolato in base al numero di unità, ai Portali collegati e ai moduli attivi, indicato nella Proposta e fatturato mensilmente in via anticipata.
• Nessuna commissione: il Fornitore non trattiene percentuali sulle prenotazioni ricevute dal portale di prenotazione del Cliente. Restano a carico del Cliente le commissioni del circuito di pagamento (Stripe) e quelle eventualmente applicate dai Portali.
• Moduli aggiuntivi: possono essere attivati in seguito; il canone viene aggiornato dal mese successivo.

Tutti gli importi sono espressi al netto dell'IVA. Il Fornitore può modificare il canone con preavviso scritto di almeno 30 giorni; il Cliente che non accetta la modifica può recedere prima della sua entrata in vigore. In caso di mancato pagamento, il Fornitore può sospendere il Servizio dopo un sollecito e un preavviso di almeno 15 giorni.

6. Durata e disdetta

Il contratto ha durata mensile e si rinnova automaticamente di mese in mese. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento, senza penali, con comunicazione scritta a chiedi@getroomio.it: il Servizio resta attivo fino alla fine del mese già pagato. Il Fornitore può recedere con preavviso di 60 giorni. Alla cessazione, il Cliente può esportare i propri dati (prenotazioni, ospiti, pagamenti) per 30 giorni; trascorso tale termine i dati vengono cancellati, salvo obblighi di legge, come previsto dal DPA.

7. Obblighi e responsabilità del Cliente

• Essere titolato a gestire la struttura e a operare sui Portali e su Alloggiati Web con le credenziali fornite.
• Inserire e mantenere corretti tariffe, disponibilità, dati della struttura, aliquote dell'imposta di soggiorno e dati degli Ospiti.
• Rispettare la normativa applicabile alla propria attività: comunicazioni alla Questura, comunicazioni ISTAT, imposta di soggiorno, CIN, obblighi fiscali e informative privacy verso gli Ospiti. Il Servizio è uno strumento di supporto: la responsabilità degli adempimenti resta del Cliente.
• Custodire le credenziali di accesso, creare accessi personali per i collaboratori e comunicare tempestivamente eventuali accessi non autorizzati.
• Non utilizzare il Servizio per finalità illecite, non tentare di accedere a dati di altri clienti, non copiare o decompilare il software.

8. Pagamenti degli Ospiti

I pagamenti online degli Ospiti sono gestiti tramite Stripe e accreditati direttamente sul conto Stripe del Cliente, che accetta le condizioni di Stripe stipulando un rapporto diretto con tale società. Il Fornitore non detiene né intermedia fondi degli Ospiti e non è parte del rapporto tra Cliente e Stripe. Il Cliente sceglie i metodi di pagamento da offrire e le regole di caparra e saldo; gli addebiti programmati vengono eseguiti alle scadenze impostate dal Cliente, se il metodo di pagamento dell'Ospite lo consente.

9. Portali di terzi

Gli account sui Portali restano di titolarità del Cliente. Il channel manager sincronizza prezzi, disponibilità e prenotazioni attraverso le interfacce messe a disposizione dai Portali: il Fornitore non risponde di malfunzionamenti, ritardi o modifiche imputabili ai Portali, né delle regole commerciali che essi applicano. Il Cliente è tenuto a verificare periodicamente la coerenza dei dati sui Portali.

10. Alloggiati Web e ISTAT

Il Servizio trasmette le schedine al Portale Alloggiati della Polizia di Stato e i dati dei flussi turistici al portale statistico regionale utilizzando le credenziali del Cliente e i dati da lui raccolti. Se un dato obbligatorio manca, la trasmissione non viene effettuata finché il Cliente non lo completa; il Servizio segnala le schedine non inviate. Il Cliente è tenuto a verificare l'esito delle trasmissioni e le ricevute conservate nel gestionale, e resta l'unico responsabile del rispetto dei termini di legge.

11. Disponibilità del Servizio e assistenza

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile in modo continuativo, con l'eccezione di interventi di manutenzione programmata, comunicati con anticipo e svolti per quanto possibile in orari a basso traffico, e di eventi al di fuori del suo controllo. L'assistenza è fornita in italiano, nei giorni lavorativi, tramite email, WhatsApp e telefono ai recapiti indicati sul sito. Copie di sicurezza dei dati vengono eseguite quotidianamente.

12. Protezione dei dati

Per i dati degli Ospiti il Cliente è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati, che è parte integrante del contratto. I dati sono conservati su server nell'Unione europea. Per i dati del Cliente si applica l'Informativa sulla privacy.

13. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio Roomio, la documentazione e ogni loro sviluppo restano di esclusiva proprietà del Fornitore. I dati inseriti dal Cliente e i contenuti della sua struttura (testi, foto) restano di proprietà del Cliente, che concede al Fornitore la licenza necessaria a erogare il Servizio.

14. Sito web della struttura

Se il Cliente richiede la realizzazione del sito della propria struttura, condizioni, tempi e costi sono indicati nella Proposta. Il dominio è registrato o mantenuto a nome del Cliente. Hosting e manutenzione sono inclusi finché il Servizio è attivo; alla cessazione, il Cliente può richiedere una copia dei contenuti e trasferire il dominio.

15. Garanzie e limitazione di responsabilità

Il Fornitore eroga il Servizio con diligenza professionale, ma non garantisce che sia privo di errori o ininterrotto, né garantisce risultati commerciali. Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità del Fornitore per danni derivanti dal contratto è limitata all'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento; sono esclusi i danni indiretti, la perdita di profitto e le sanzioni derivanti da adempimenti omessi o tardivi imputabili al Cliente o a terzi. Nulla in queste Condizioni limita la responsabilità nei casi in cui la legge non lo consente.

16. Sospensione e risoluzione

Il Fornitore può sospendere l'accesso in caso di mancato pagamento (art. 5), di uso illecito o di rischio per la sicurezza del Servizio, informando il Cliente. In caso di violazione grave non rimediata entro 15 giorni dalla contestazione scritta, ciascuna parte può risolvere il contratto ai sensi dell'art. 1454 del Codice civile.

17. Modifiche delle Condizioni

Il Fornitore può aggiornare le presenti Condizioni comunicandolo al Cliente via email con almeno 30 giorni di anticipo. Se il Cliente non accetta le modifiche può disdire prima della loro entrata in vigore; in mancanza, le nuove Condizioni si applicano dal rinnovo successivo.

18. Comunicazioni

Le comunicazioni tra le parti avvengono via email: per il Fornitore a chiedi@getroomio.it, per il Cliente all'indirizzo indicato nella Proposta. Il Cliente si impegna a mantenerlo aggiornato.

19. Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Il Servizio è destinato a soggetti che agiscono nell'esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale; per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Taranto. Le parti si impegnano a tentare una composizione amichevole prima di agire in giudizio.