Chi deve comunicare gli ospiti
L'obbligo nasce dall'articolo 109 del TULPS (Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, R.D. 773/1931) e riguarda chiunque dia alloggio, a qualsiasi titolo: alberghi, B&B, affittacamere, agriturismi, case vacanze, campeggi e aree sosta, ostelli. Dal 2018 il decreto sicurezza (art. 19-bis del D.L. 113/2018) ha esteso in modo esplicito l'obbligo anche alle locazioni brevi, cioè agli affitti inferiori a 30 giorni, anche quando il locatore non è un'impresa.
Prima di comunicare i dati, il gestore deve identificare l'ospite di persona controllando un documento valido. La circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024 ha ribadito che l'identificazione va fatta verificando la corrispondenza tra documento e persona presente: la sola raccolta dei dati a distanza non basta.
Entro quando va fatta la comunicazione
- Entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite, nella generalità dei casi.
- Entro 6 ore dall'arrivo se il soggiorno dura meno di 24 ore.
- Per soggiorni superiori a 30 giorni la comunicazione va ripetuta ogni 30 giorni.
I termini valgono anche nei fine settimana e nei giorni festivi. Il portale accetta invii 24 ore su 24. Va comunicato ogni ospite, compresi i minori: per loro i dati vengono inseriti nella schedina del capofamiglia o del componente del gruppo.
Quali dati servono
Per ogni persona alloggiata la schedina contiene: nome e cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo, numero e luogo di rilascio del documento d'identità (solo per il capofamiglia o il capogruppo e per gli ospiti singoli), data di arrivo e numero di giorni di permanenza. Le tipologie di schedina sono tre: ospite singolo, capofamiglia con familiari, capogruppo con membri del gruppo.
Come si ottengono le credenziali
Le credenziali del Portale Alloggiati si richiedono alla Questura della provincia in cui si trova la struttura. La richiesta si presenta con il modulo disponibile sul sito della Polizia di Stato, allegando documento d'identità e i titoli che autorizzano l'attività (SCIA, licenza o, per le locazioni brevi, la documentazione dell'immobile). La Questura rilascia nome utente e password, e un certificato digitale da installare per l'accesso. Le credenziali hanno una scadenza e vanno rinnovate.
Chi gestisce più strutture può avere credenziali distinte per ciascuna. Un gestionale collegato al portale utilizza le stesse credenziali della struttura: nessun dato passa da account intermedi.
Ricevute, conservazione e controlli
Per ogni invio il portale rilascia una ricevuta in formato PDF. È la prova dell'adempimento e va conservata: in caso di controllo, la Polizia può chiedere di esibire le ricevute dei soggiorni degli ultimi anni. Conviene archiviarle insieme alla prenotazione a cui si riferiscono, così da ritrovarle subito.
Cosa succede se si sbaglia
L'omessa comunicazione, e secondo la giurisprudenza anche quella tardiva, è un reato contravvenzionale punito dagli articoli 109 e 17 del TULPS con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro. La sanzione riguarda ogni ospite non comunicato. Per questo la regola pratica è una sola: inviare le schedine il giorno stesso dell'arrivo e controllare che tutte abbiano una ricevuta.
- Portale Alloggiati — Polizia di Stato
- Art. 109 e art. 17 del R.D. 773/1931 (TULPS)
- D.M. 7 gennaio 2013 — trasmissione telematica dei dati degli alloggiati
- Art. 19-bis del D.L. 113/2018 — estensione alle locazioni brevi
- Circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024 — identificazione degli ospiti
